Un esquema del método de trabajo con InCopy e InDesign

Los diseñadores sólo usan InDesign y los editores, sólo InCopy. Las imágenes y gráficos llegan a InDesign (que es donde se colocan) ya tratadas desde Photoshop, Illustrator o el programa de imagen que se prefiera. Los textos se suelen preparar previamente en cualquier procesador de textos como Microsoft Word, por ejemplo.

1. Crear la maqueta de inDesign

   

   Un diseñador debe crear un documento de InDesign. Allí coloca los elementos de diseño que crea oportunos (imágenes, cajas de texto, filetes, etc…).

2. Exportar a InCopy

   

   Desde InDesign, el diseñador "exporta" (export) el contenido que desee que el redactor o editor trabaje en InCopy (eso puede incluir las imágenes y otros elementos además de los textos, aunque no sea usual).

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   Cuando se exporta desde InDesign, este programa crea una serie de documentos con extensión *.incx y cuyo formato es una forma de xml. InDesign creará tantos documentos *.incx como cajas de contenido (o elementos sueltos de otro tipo seleccionados) se hayan seleccionado y exportado. Si hay algunas cajas vinculadas entre sí, se creará sólo un documento *.incx para ese contenido (que puede estar formado por cientos de cajas vinculadas).

3. Editar en InCopy

   El editor abre el contenido en InCopy en cualquiera de las modalidades posibles, visualiza el contenido como crea más cómodo y, ayudándose de los iconos del sistema de trabajo de InCopy-InDesign, revisa y ajusta los textos y gráficos.

4. Registrar lo editado

   

   Una vez que ha terminado de editar, el editor ejecuta otra operación que se llama "registrar" (check in) para que el sistema sea consciente de los cambios efectuados. Esta operación la puede ir haciendo todas las veces que considere necesario (como la de guardar los documentos e irse a comer, por ejemplo).

5. Actualizar contenido en InDesign

   

   Cuando el diseñador abre a continuación el documento de InDesign, ve que los vínculos de los archivos de InCopy están sin actualizar, por lo que los selecciona en la paleta "Vínculos" y los actualiza.

6. Terminar

   

   Ya está, el documento de InDesign está ajustado y editado, listo para su impresión.

Editar en InCopy

La forma de editar los documentos

El editor abre los distintos elementos de InCopy para cambiar y ajustar el contenido. Cuando toma posesión de un elemento en InCopy, lo que está haciendo se llama "extraer" (check out). Además de editar directamente desde InDesign, con InCopy hay tres formas de entrar en el contenido:

• Desde la maqueta

  

  Este es un sistema muy sencillo: El editor abre con InCopy el documento de InDesign (*.indd). Es decir, para él los documentos nativos de InCopy (*incx) no existen (se tratan como documentos "temporales" del sistema). Guiándose por el sistema de iconos de InDesign-InCopy, va editando y actualizando su trabajo hasta completar el ajuste de las piezas que le hayan sido asignadas. Entre medias (horas, días, semanas), puede guardar y cerrar el sistema las veces que quiera. u trabajo se conserva.

  Este sistema tiene la ventaja de que las interioridades del sistema de trabajo, con sus miles de archivos de InCopy como documentos *.incx, quedan ocultas al editor, que sólo tiene que preocuparse de ajustar las distintas cajas de texto que vea en la maqueta.

• Desde la asignación

  

  Si quiere, para facilitar el trabajo, desde InDesign el maquetador puede agrupar los elementos exportados a InCopy en lo que se llaman asignaciones (assignments). Al hacerlo, además de los documentos de InCopy *.incx, se crea un documento por cada asignación con la extensión *.inca.

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  Si se trabaja con asignaciones, cada editor abre la que le corresponde y así trabaja exclusivamente en los elementos que le corresponden. De hecho, a partir de la versión CS3, los editores que trabajan con las asignaciones podrían estar en otra ciudad y haber recibido sus asignaciones empaquetadas por correo electrónico. Una vez terminada la edición, se devuelve por correo electrónico el paquete al diseñador, que automáticamente ve que tiene que actualizar la maqueta.

  Para bien o para mal el teletrabajo ha llegado hasta el final de la cadena editorial…

• Desde los documentos de InCopy directamente

  

  Este es el procedimiento menos cómodo aunque es fáctible: Desde InCopy el editor va abriendo cada documento *.incx y lo edita y ajusta.

Estos tres métodos son compatibles entre si. No se excluyen. Dos editores pueden estar revisando los despieces de un libro, otro puede estar revisando los títulos para unificarlos y un tercero puede estar editando el texto general de los capítulos sobre un tema concreto. Los dos primeros pueden estar trabajando con asignaciones, el segundo directamente sobre la maqueta y el tercero editando un fichero nativo *.incx

Los modos de ver lo que se está editando

Una vez abierto un artículo con InCopy en cualquiera de las tres maneras mencionadas arriba, hay tres modos de ver el contenido mientras se está editando (aunque dos de ellas son casi iguales por su extremo parecido):

• Artículo

  

  El contenido se ve como en un antiguo procesador de texto que no represente tipografía en la pantalla (o como una máquina de escribir). Los finales de línea, los distintos tamaños de texo, los cambios tipográficos no se representan (salvo negritas y cursivas). Sólo se ve el texto y una marca que indica donde debe terminar.

• Galerada

  

  Es una modalidad muy similar a la anterior. La diferencia es que sí se representa el ancho de línea y aparecen marcas de cambio de columna. La tipografía sigue siendo básica y no pretende representar la realidad del diseño.

• Composición (Maqueta)

  

  En esta modalidad, el editor ve el diseño igual a cómo la ve el diseñador con InDesign: La tipografía, los colores, las transparencias, la disposición de elementos… todo se ve igual.

Los iconos que informan de la situación de un trabajo en InCopy e InDesign

El sistema de trabajo InDesign-InCopy se basa en que los usuarios de ambos programas sepan el estado de las piezas comunes con respecto al sistema de trabajo en todo momento. Estos son los iconos que informan de ello y su explicación resumida:

Los iconos del sistema inDesign-Incopy

Icono	Situación del elemento	Acciones posibles o necesarias
En este resumen no se tienen en cuenta posibles acciones secundarias como revincular objetos que hayan sufrido problemas o necesiten otros tipos de arreglos de última hora.
	El elemento ha sido exportado en InDesign, y está listo y libre para su extracción y edición en InCopy (o InDesign).	Extraerlo para editarlo.
	El elemento ha sido exportado en InDesign, y este usuario lo ha extraido y lo está editando.	Hasta que quien lo haya tomado no lo libere registrandolo no se podrá tomar (ni en inCopy ni en InDesign).
	El elemento ha sido exportado en InDesign, pero no está libre porque alguien ya lo ha extraido y los está editando.	Hasta que quien lo haya tomado no lo libere registrandolo no se podrá tomar (ni en inCopy ni en InDesign).
	El elemento ha sido exportado en InDesign, pero no está libre porque alguien ya lo ha extraido y los está editando —la diferencia con el icono de arriba es que además ya ha hecho algún cambio—.	Hasta que quien lo haya tomado no lo libere registrandolo no se podrá tomar (ni en inCopy ni en InDesign).
	El elemento está exportado y libre para su edición, pero otro usuario ha cambiado alguna de sus características de contenido o forma en InCopy o InDesign.	Hay que actualizar en elemento en la paleta "Vínculos".
	El elemento estaba exportado (o era una imagen colocada) pero el programa no es capaz de encontrarlo (alguien lo ha cambiado de sitio en el sistema, lo ha renombrado o lo ha borrado).	Hay que localizar el original.

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Ventajas e inconvenientes de un sistema de trabajo InDesign-Incopy

Un sistema de trabajo editorial o de diseño basado en InDesign e InCopy tiene sus ventajas e inconvenientes. Estos son algunos de ellos:

Ventajas de un sistema de trabajo con InCopy

Aunque hay algunas más, las principales ventajas de usar un sistema basado en InDesign son dos: Menor coste y la posibilidad de trabajar varias personas al mismo tiempo en un mismo documento.

• Costes más reducidos

  

  La ventaja económica de usar InCopy allí donde se pueda en lugar de InDesign es clara. Cada copia de InDesign puede costar entre 2,5 y 3 veces más que una de InCopy; sin entrar en posibles ahorros de impuestos y las políticas de licencias en grupo y descuentos por compras grandes que Adobe pueda tener —que las tiene—.

  

  Así, calculando por encima, por ejemplo en España equipar tres equipos para diseño con la Creative Suite 4 Design Premiun y 10 puestos de redacción con InCopy saldría por el mismo coste que equipar los mismos tres equipos de diseño con la CS3 Design Premiun y sólo 3 puestos de redacción con InDesign —habría que poner aun 400 euros más encima de la mesa para llegar a 4 puestos de edición.—.

  Comparativa básica de precios InDesign - InCopy CS3

  Estos precios son meramente orientativos, aunque se sacaron de la web oficial de adobe el 22 de febrero de 2008. Ese día la conversión euro-dólar US era de 1 euro = 1,4813 US$ y 1 US$ = 0,6751 euros. No se tienen en cuenta descuentos, exenciones de IVA o similares. Y, sí. La desproporción de precios de Adobe entre EEUU y España (o la Unión europea) es así de grande.
  	InDesign CS3	InCopy CS3	Creative Suite 3 Design Premiun
  EEUU	699 US$ (471,8 euros)	249 US$ (168 euros)	1.799 US$ (1214,5 euros)
  España	1.309,64 euros (1.939,9 US$)	486,04 euros (719,9 US$)	2.550,84 euros (3.778,5 US$)

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  En aquellos departamentos que necesiten ver el desarrollo del trabajo pero no necesiten tocar el diseño, se puede instalar InCopy (más barato) en lugar de InDesign (bastante más caro); por ejemplo, un departamento de edición gráfica que sólo necesite ver el material gráfico concreto con el que se está trabajando no necesita tener InDesign instalado. Con InCopy les basta, ya que en cuanto el diseñador haya guardado el trabajo podrán verlo (aunque no alterarlo).

  De hecho, InCopy puede servir como "visor" de maquetas de InDesign en cualquier departamento o puesto en el que sólo es necesario consultar el trabajo de InDesign (InCopy es capaz de generar PDFs completos, dicho sea de paso).

• Trabajo simultáneo

  Con InDesign sólo, no es posible que más de una persona esté editando un trabajo a la vez, por lo que las tareas de edición son secuenciales: Primero una, luego otra y así…

  

  InCopy está pensado precisamente para la colaboración simultánea; por ejemplo: En una guía de viajes, un editor puede estar preparando los textos largos, otro puede estar preparando los despieces de información útil y otro estar revisando las tablas de precios. Todo a la vez (con el consiguiente ahorro de tiempo).

• Multiplataforma ('Cross platform')

  InDesign e InCopy no son 'Windows' o 'Mac'

  Esta ventaja en realidad está compartida por ambos sistemas se detrabajo: Siempre que se usen fuentes tipográficas multisistema (como las OpenType) o se usen versiones iguales para todos los sistemas, el sistema de trabajo es absolutamente transparente a las diferencias de sistemas (Apple Macintosh y Microsoft Windows, al menos). La recomendación en este caso es usar siempre fuentes OpenType, ya que se evitará incluso la necesidad de cambiar fuentes que realmente son iguales al abrir el documento (lo que ralentiza el trabajo).

  InCopy es XML

  

  Esta transversalidad supera incluso estos viejos problemas: Al basarse en lenguaje xml, los trabajos de InCopy están, con bastante poco trabajo añadido, preparados para pasar a otras plataformas editoriales distintas del mundo impreso en papel.

  Con vistas a la retutilización de contenidos en distintos medios (papel, web, automatización de noticias, etc…) las posibilidades son muy interesantes. Aunque no vienen de fábrica, eso hay que tenerlo en cuenta.

• Escalabilidad

  

  Como da a entender la misma Adobe, el sistema de trabajo básico InDesign + InCopy (es decir, la combinación de ambos programas tal cual, sin añadidos o extensiones) es sólo un primer peldaño de la solución.

  Hay empresas que se dedican a vender ampliaciones de soluciones editoriales basadas en inDesign e InCopy. Las opciones van desde simples plugins para facilitar el flujo de información hasta verdaderos sistemas editoriales complejos capaces de gestionar multiples ediciones simultáneas e integración de la publicidad con personalización expresa para cada cliente. Obviamente, los costes de cada caso varian también en consecuencia.

  Aunque nunca he visto ninguna de estas soluciones, de empresas que se dedican a ampliaciones y personalización de sistemas de trabajo basados en InDesign + InCopy son: WoodWing Software y SoftCare y MEI, por ejemplo.

• Pensado para editores

  

  Más sencillo

  Teniendo en cuenta que los editores y redactores tienen otras ocupaciones que atender y que algunas personas con grandes virtudes pueden ser tecnológicamente discapacitados, un programa que sólo tenga lo necesario para realizar sus tareas es sin duda alguna una ventaja: No hay que gastar tanto en formación y se pueden cometer menos errores.

  Más cómodo

  InCopy no es solo un InDesign castrado para que sea más barato y cómodo para un redactor. Además de conservar posibilidades muy interesantes (puede hacer PDFs con las fuentes incrustadas), lleva añadidas posibilidades de las que InDesign carece:

  • Tres modos de trabajo para editar

    (artículo, galera y composición), como ya se ha explicado en más detalle en otra página.

  • Control de cambios

    Los editores pueden borrar y alterar el texto conservando los textos borrados. Cuando han hecho sus distintas revisiones, pueden decidir si mantienen algunos cambios, todos o ninguno. El control de visualización de los cambios (que se muestran en otro color) es muy flexible e intuitivo.

Desventajas de un sistema de trabajo con InCopy

• Menor flexibilidad al modificar los diseños

  Sólo los que disponen de InDesign pueden modificar un diseño, ya sea cambiar una caja de tamaño, ampliar una imagen, añadir o mover páginas. Si no hay una máquina con InDesign disponible en un momento dado, las modificaciones pueden tener que esperar.

  En ese sentido, un sistema de trabajo todo con InDesign permite mucha mayor flexibilidad.

• Necesita un mínimo de disciplina en el sistema de trabajo

  Los editores no tienen que hacer tareas muy complejas, pero si se olvidan de registrar sus trabajos, aunque los hayan guardado, no se podrá acceder a los cambios que hayan hecho. Ese mínimo de disciplina es un requisito imprescindible.

• Red y servidores

  Dado que el sistema de trabajo basado en InDesign-InCopy es un trabajo cooperativo, necesita de un planteamiento sólido en el establecimiento de una red con sus servidores. Si eso no se tiene en cuenta, las posibilidades del sistema caen por su propia base (que es una red sólida y fiable con una estrategia de copias de seguridad, un sistema de antivirus, etc…).

  No hace falta que sea la red de la NASA y puede ser muy modesta, pero es un requisito muy necesario (al menos en el centro principal de producción).

• No es para todo el mundo

  Como ya se puede deducir, el sistema tiene unas virtudes y unos inconvenientes concretos porque está enfocado a un sistema de trabajo cooperativo entre equipos editorial y de diseño de tamaño medio. Así un estudio gráfico intermedio posiblemente no vea ventajas y si inconvenientes en este sistema.

  Por otro lado, como reconoce la propia Adobe ámbitos más complejos producción editorial necesitan sistemas más elaborados basados en ampliaciones de InCopy e InDesign como los mencionados de Wooding o Softcare. Producir, por ejemplo, un periódico nacional o regional en España con varias ediciones supera (creo yo) las capacidades de un sistema InCopy-InDesign tal cual sale de fábrica.

• Es un programa relativamente reciente

  Aunque ya ha alcanzado una cierta madurez y tiene el respaldo de una potente compañía, InCopy sigue siendo una solución reciente, con sus consiguientes fallos o carencias y programas más sólidos han desaparecido en el mundo corporativo.

Y, por cierto, uso InDesign-Incopy (en su versión CS2) y en mi opinión es un buen sistema (aunque necesite mejoras, como todo).