Cómo crear PDFs

Por Gustavo Sánchez Muñoz, septiembre de 2006

Introducción

Como un un pdf es un fichero que sigue unas reglas determinadas en su estructura, cualquier procedimiento de construcción de ficheros que sea capaz de observar esas reglas podrá crear PDFs.

La calidad de los PDFs resultantes dependerá de cuáles sean los criterios usados para construirlos y de las necesidades que tenga el usuario final. No es igual de fácil crear un PDF para ver en pantalla e imprimir en aparatos caseros, que hacer uno destinado a imprenta comercial en cuatricromía, por ejemplo (donde los requisitos son más estrictos).

Hacer una lista de los métodos y programas capaces de crear PDFs y de sus posibilidades es una misión imposible: cada día hay más y su calidad es mejor (por no decir que las especificaciones del formato también avanzan).

Por eso, esta página no pretende ser una lista, sino sólo mencionar los principales programas que el usuario medio de artes gráficas, principalmente diseñadores gráficos, tiene a su disposición para cear PDFs válidos para imprenta.

Su origen es una página creada hace pocos años Laurens Leurs para su PDF Corner, que me permitió traducir y publicar en español. En esta revisión, he aprovechado lo que he podido de aquel original. Espero que sirva para hacerse una idea de cómo está la situación general, sobre todo en lo que respecta a crear PDFs para artes gráficas.

Formas de crear PDFs

1. Programas capaces de crear PDFs por si mismos.

   Cada día hay más programas que son capaces de crear directamente PDFs sin necesidad de añadidos (plug-ins) o terceros programas (como Acrobat Distiller).

   Estos programas se pueden dividir en dos categorías: Aquellos cuyos PDFs son de alta calidad y los que simplemente crean PDFs.

   Los primeros suelen ser programas relacionados con las artes gráficas, donde los requisitos son más exigentes y estrictos. Por eso sus fabricantes han incluido librerías de programación para PDF bastante complejas. Los más destacados son InDesign, Illustrator, Photoshop, PageMaker, FrameMaker (de Adobe), CorelDraw,o Freehand. También hay algunos de código abierto que comienzan a abrirse camino, como Scribus. En sus versiones más recientes, la mayoría de ellos son capaces de crear directamente PDFs conforme a los estándares PDF/X.

   Los segundos suelen ser programas del mundo ofimático, donde las necesidades son menores e interesan más capacidades como las de crear PDFs ligeros o indexables.

   En ambos casos, hay que tener en cuenta que no es intención de los programadores crear programas cuyo formato nativo sea PDF, ya que no es un formato pensado para la reedición.

2. Programas que se usan para crear PDFs a partir de otros programas

   Son programas cuya finalidad es tomar documentos de otras aplicaciones y crear PDFs a partir de ellos. La mayoría funcionan como impresoras virtuales; es decir: Programas que simulan ser impresoras y que imprimen PDFs. De hecho, algunos de ellos son casi simples controladores de impresora.

   Otros son verdaderos intérpretes PostScript y otros funcionan como servidores de impresión, capaces de procesar gran cantidad de documentos de diverso origen para crear PDFs de forma automatizada.

   Como en el caso de los programas capaces de generar PDFs por si mismos, podemos dividirlos en dos categorías: Aquellos cuyos PDFs son de alta calidad y los que simplemente crean PDFs. En cada caso, hay dos subcategorías: Los que funcionan de forma aislada en un ordenador (como programa o como controlador de impresión) y los que hacen de servidores para crear PDFs.

   En la primera categoría, se encuentran programas como Acrobat Distiller, Jaws PDF Creator, SpeedFlow Check y Asura (ambos de OneVision), a Colour Chameleon o Nitro PDF. De ellos, destacaría Acrobat Distiller, por ser el más extendido entre todo tipo de usuarios profesionales, y Asura, por ser una solución de alto nivel para artes gráficas.

   En la segunda categoría, se encuentran utilidades como GhostScript, PDFCreator, CutePDF, Primo PDF, PDF995, eDocPrinter. Muchos de ellos son shareware o pertenecen a la corriente de código abierto.

   Antiguamente existía PDFWriter, de la propia Adobe, pero hoy se puede considerar desaparecido.

   Sistema OS X de Apple

   Mención aparte merece el sistema OS X de Apple,que incluye un modelo de representación visual llamado Quartz 2D que, entre otras cosas, permite convertir PostScript a PDF directamente desde el mismo sistema a todos los programas. Si un programa incluye capacidades PDF pertenecientes a las últimas especificaciones de ese formato, es posible que la versión de Quartz 2D que haya en el sistema no sea capaz de generar el PDF adecuadamente.

3. Servicios de creación de PDF en línea

   Existen algunos sitios web que gratuitamente o a cambio de una cuota de suscripción, permiten crear PDFs a través de Internet: Se carga el fichero original al servidor y éste devuelve el PDF. Dos servicios así que existen en la actualidad son PDF Online (de la firma BCL Technologies) y Create Adobe PDF Online, de la propia Adobe. Sobre la calidad y rapidez del servicio no tengo referencias de momento.

4. Herramientas de programación para crear PDFs

   • Librerías de código

     Existen unas cuantas librerías y herramientas de programación que permiten incluir la capacidad de crear ficheros PDF en diversos programas. Como en el caso de los programas, cada vez hay más y es imposible describirlas a todas. Las más destacables desde el punto de vista de las artes gráficas (aparte de las que usa la propia Adobe) son Jaws PDF Library (esta es la opción elegida por Quark para poder crear PDFs directamente con Quark XPress a partir de su versión 6) y PDFlib.

   • Clases PHP

     Además de las funciones para crear o tratar PDFs que se incluyen en las últimas versiones del lenguaje PHP, existen algunas clases en lenguaje PHP para poder generar PDFs sobre la marcha en sitios web. En sistemas de gestión de contenido (como Drupal, usado en este mismo sitio web) eso es bastante útil. Dos ejemplos de esas clases son FPDF y TCPDF. Las posibilidades de creación de estas clases es bastante limitada, como su calidad final.

   • Crear PDFs a partir de XML

     Mediante un vocabulario especializado para formateo de objetos con hojas de estilo XSL-FO, es posible crear directamente PDFs a partir de datos XML, que son absolutamente independientes de ese formato.

     La potencia de esta vía XSL-FO es grande, sobre todo en lo que a formateo y entrega instanea de datos se refiere. Cada vez hay más productos que permiten crear o tratar las reglas necesarias para ese formateo mediante XSL-FO (Visual Stylesheet Designer de Altova o XEP Engine de RenderX, Xml2PDF de AltSoft, por ejemplo) o para generar los PDFs.

     Ese es el caso del proyecto Apache FOP (Formatting Objects Processor), un formateador de datos basado en lenguaje Java capaz de generar PDFs (además de otros formatos).

Cómo dividir un PDF de muchas páginas en documentos individuales

Se abre el documento en Acrobat (debe ser la versión Professional 7 o superior).

En el menú "Documento - Extraer páginas", marcas de la primera a la última. Además, marcas la casilla "Extraer páginas como archivos independientes".

Acrobat pedirá una carpeta de salida para los documentos. Se la indicas y ya está, Acrobat dejará allí los 200 PDFs de páginas individuales.

Las buenas noticias

• Tarda muy poco.

• Acrobat respeta las marcas de geometría de página (TrimBox, BleedBox, etc…) de cada una de las páginas. Así que cualquier programa de imposición que se rija por ellas podrá usar los documentos resultantes (si el documento padre las tenía bien ajustadas, claro está).

Las malas noticias

• Si el documento original era un PDF/X-1a:2001, por ejemplo, ninguno de los documentos hijos lo será: Faltan las claves de PDF/X-1a y el propósito de impresión (OutputIntent). El documento no se ha deteriorado. Simplemente, Acrobat no incrusta esos valores en los documentos nacidos de esa fragmentación.

• Acrobat entiende las dobles páginas como páginas simples. Por eso, si quien creó el PDF lo hizo por dobles páginas, Acrobat no podrá fragmentar automáticamente esas dobles páginas con este método. Para eso habrá que usar otros sistemas.

Cómo extraer bien las imágenes de un PDF

Problema

¿Alguna vez has recibido un PDF con imágenes y no sabes cómo extraerlas adecuadamente para usarlas en otro trabajo? Si intentas abrirlo con Photoshop para extraer las imágenes te vas a meter en un lío: No puedes saber qué resolución tienen hasta que lo abres y para abrirlo necesitas indicarle a qué resolución van… O sea, que lo más posible es que te equivoques abriéndolas con más resolución de la que tienen o con menos… Y cada una puede ser distinta a la otra.

Solución

Necesitas Adobe Acrobat Pro (o sea: La versión de pago). En las versiones 6 o 7, ve al menú "Avanzadas - Exportar todas las imágenes". Se elige una carpeta y un formato que no degrade las imágenes (*.TIFF es la opción más adecuada). La clave está en las opciones que se marquen en el boton "Configuración…":

En la zona "Configuración de archivo" elegimos la compresión. Para escala de grises y color lo mejor es "Ninguna", la verdad (aunque LZW o Zip son válidas), en monocromo da igual. En "Administración de color" de RGB y CMYK lo mejor sería marcar "Incrustar perfil", pero si tenemos dudas de cuál es el correcto, lo podemos dejar desactivado (podemos asignárselo luego en Photoshop).

La parte esencial está en la zona "Conversión". Allí podemos marcar el "Espacio de color" y la "Resolución" con la que queremos que se guarden las imágenes extraidas. Es sencillo: Aunque podemos forzar una conversión de color (todo a "Escala de grises", por ejemplo) y un ajuste de resolución (que todas se guarden a "72 ppp", por ejemplo), lo recomendable es dejar ambas opciones en "Determinar automáticamente". De esa forma, Acrobat las exportará tal cual son. Es decir, que si una está a 325 ppp en escala de grises y otra a 800 ppp en bitmap (imagen de línea), las guardará así, sin modificarlas en absoluto.

En Acrobat 5, esta orden estaba en el menú "Archivo - Exportar - Extraer imágenes como…".

El inconveniente es que está orden no permite seleccionar zonas del documento, ya que obliga a una exportación total. Por eso, si se trata de un documento muy largo, te recomiendo que hagas una copia y borres las páginas de las que no quieres nada antes de extraer las imágenes.

Y en Photoshop CS2 ya se puede

Acabo de leer en el estupendo sitio CreativeTech Tips, sobre el que pienso tener puesto el ojo desde que lo he encontrado que desde Photoshop CS2 sí se puden extraer bien las imágenes de mapas de bits (las fotografías, vaya). Es sencillo, aunque esté un poco escondido (en Photoshop CS3 es un poco más evidente).

Al ir a abrir un PDF en photoshop, aparece un cuadro de diálogo como el que ves arriba que, aparentemente, te obliga a rasterizar todos los elementos de la página del PDF que abras, imágenes incluidas. De ese modo es imposible saber cuál es la resolución nativa del original en el PDF.

Solución

En el cuadro de diálogo "Importar PDF" (menú "Archivo - Abrir", pincha en la lengüeta superior donde pone "Seleccionar: Página" y elige la opción "Imagen". Ese es el truco. La lista de viñetas cambia de páginas a todos los elementos de mapas de bits que aparezcan en el PDF. Las opciones de rasterizado se quedan en gris ya que no son aplicables y cada objeto se abre a la resolución, perfil de color y modo de color que tengan en el PDF. Pincha la imagen que quieras y se abre tal cual esté incrustada en el PDF.

Pero, ¡espera! ¡Aun hay más Puedes Pinchar más de una imagen (seguidas con Mayúsculas o salteadas con Ctrl) y se abrirán todas las seleccionadas. No tienes que ir una a una.

Cómo modificar documentos PDF

[por escribir bien. Esto es un borrador]

Por Gustavo Sánchez Muñoz, septiembre de 2006

Introducción

Los PDFs son documentos que siguen unas reglas de estructura y código fijadas por Adobe en sus especificaciones para el formato PDF.

En principio, como Adobe hace públicas esas especificaciones, cualquier programador capaz de crear un programa que genere nuevos PDFs a partir de PDFs ya existentes puede crear un programa para modificar PDFs.

Sin embargo, como PDF no es en origen un formato pensado para la reutilización, modificar PDFs no es una tarea fácil y las posiblidades son más limitadas que en el caso de otros documentos.

Por eso, y porque hay casi tantos tipos de PDFs como necesidades de usuarios, los programas capaces de modificar PDFs no son tantos como los capaces de crearlos. Además, de los que existen muchos son bastante limitados y su uso es más un recurso que una de las intenciones de los programadores originales.

Igual que ocurría con los programas para crear PDFs, la calidad de los PDFs modificados dependerá de cuáles sean los criterios usados para alterarlos y de las necesidades que tenga el usuario final. No es igual cambiar un PDF para ver en pantalla e imprimir en aparatos caseros, que hacerlo con uno destinado a imprenta comercial en cuatricromía, por ejemplo (donde los requisitos son más estrictos).

El origen de esta página es es una creada hace pocos años Laurens Leurs para su PDF Corner, que me permitió traducir y publicar en español. En esta revisión, he aprovechado lo que he podido de aquel original. Espero que sirva para hacerse una idea de cómo está la situación general, sobre todo en lo que respecta a crear PDFs para artes gráficas.

Hacer una lista de los métodos y programas capaces de modificar PDFs es más fácil que en el caso de los que son capaces de crear PDFs. Pero aun así es un mercado muy cambiante y esta página no pretende ser una lista completa (lo más cercano a eso es la lista actualizada de programas relacionados con PDF que existe en Planet PDF). Los más destacables son:

1. De uso general

   • Adobe Acrobat

     Cuando se habla de PDFs, éste es "el programa" (de hecho, hay quien no logra entender la diferencia entre PDF y Acrobat). Acrobat es el programa creado por Adobe para ver, imprimir y modificar (hasta cierto punto) los documentos en formato PDF.

     Existe en dos versiones principales: El lector de PDFs (Acrobat Reader) y el programa completo, que a su vez tiene cuatro versiones: 3D, Professional, Standard y la Elements (de más compleja y cara a más sencilla). Si trabajas en artes gráficas con PDFs, la segunda es la que te interesa.

     La gran virtud de Acrobat es que es posible su ampliación mediante o extensiones (plug-ins) de otros fabricantes que le permiten convertirse en un potente editor-procesador-filmador de PDFs.

   • Jaws PDF Editor

     [Falta por escribir].

   • Nitro PDF Professional

     [Falta por escribir].

   • Pdftk

     Una herramienta gratuita de código abierto que permite manipular PDFs. Parece que no funciona con PDFs de nivel 1.6. (No necesita Acrobat). Algunas personas lo usan para añadir metadatos al PDF o usar estos de algún modo [Atención: Datos no comprobados].

   • PDF CanOpener y PDF Surgeon

     Éste dos programas son añadido (plug-ins) para Adobe Acrobat que permiten analizar y modificar la estructura y datos de un PDF desde el punto de vista de un programador y de su estructura de código. Permiten analizar y manipular cosas como el árbol de objetos que componen su estructura, los diccionarios internos, los XObjects y cosas similares. Son de interés para programadores, por ejemplo. PDFCanOpener parece un poco más completo (aunque sólo les he podido echar un vistazo por encima a las demos de ambos).

2. Para artes gráficas

   • Dalim LiTHO

     [Falta por escribir].

   • Neo (Artwork Systems)

     [Falta por escribir].

   • Enfocus PitStop

     Éste es el editor de PDFs (sobre todo para artes gráficas) por excelencia. Existe en tres versiones: Pro, Server y Automate. La primera es un eficiente añadido (plug-in) para Adobe Acrobat que lo convierte en una máquina de editar PDFs de forma manual y automatizada. La versión server sirve para tratar de forma automatizada PDFs mediante secuencia de órdenes creadas en la versión Pro. La versión Automate es además capaz de conducir flujos automatizados de tratamiento y corrección de PDFs.

     Si quieres saber más sobre ellas y PitStop en general, existe una subsección aquí dedicada a PitStop y a su automatización mediante acciones globales.

   • pdfColorConvertCLI, pdfCorrectCLI y pdfInspektorCLI

     La empresa alemana Callas fabrica varias soluciones de alto nivel para el tratamiento automatizado de PDFs en artes gráficas: pdfColorConvertCLI, pdfCorrectCLI y pdfInspektorCLI.

     Esas versiones CLI (Command Line Interface o "interfaz de línea de comandos") son programas independientes para el tratamiento masivo y automatizado de PDFs destinados a artes gráficas (especialmente los dos primeros): Son servidores masivos, visualmente muy poco atractivos, muy avanzados, flexibles y rápidos para transformar y procesar PDFs.

     Su punto fuerte es que se pueden configurar con línea de órdenes al estilo UNIX (de aspecto parecido al antiguo MSDOS de Microsoft). Gracias a esto, se pueden enganchar a sistemas de trabajo completamente automatizados (como los controlados con programas como FullSWITCH, de Gradual Software).

     Ademas, incorporan un interfaz grafico llamado pdfAutomator que simplifica y facilita el uso sin líneas de órdenes.

     Sus elevados precios (unos dos mil y pico euros pdfColorConvertCLI, por ejemplo) van a la par con su potencia y prestaciones (pdfColorConvertCLI y su versión plug-in de Acrobat permiten trabajar con perfiles DeviceLink, por ejemplo, para la reconducción de un CMYK a otro conservando el canal del negro).

     En el sitio web de Callas hay versiones de prueba.

   • PDF Tuner

     [Falta por escribir].

   • OneVision Speedflow Edit

     [Falta por escribir].

   • PDF Enhancer

     [Falta por escribir].

   • Algunos añadidos (plug-ins) más para Adobe Acrobat

     • Enfocus PitStop Pro

       Como ya se ha indicado arriba, PitStop Pro es un eficiente añadido (plug-in) para Adobe Acrobat que lo convierte en una máquina de editar PDFs de forma manual y automatizada. Si tuviera que elegir un único añadido para trabajar con PDFs en artes gráficas (a un precio razonable), PitStop Pro sería mi primera elección.

       Existe una versión de prueba en el sitio web de Enfocus.

     • Quite a Box of Tricks

       Un sencillo pero muy flexible plug-in para Adobe Acrobat que permite solucionar fallos puntuales en un PDF como que las imágenes o textos estén en RGB (en vez de en negro o CMYK). No es tan flexible como PitStop pero es muy rápido. Bastante práctico para cosas sencillas.

     • Quite Imposing Plus

       Un plug-in para hacer imposición con Adobe Acrobat. Bastante flexible y mucho más potente de lo que pudiera parecer a primera vista, aunque no sé si puede competir con un verdadero programa de imposición de los que admiten PDFs.

     • Quite Revealing

       Otro sencillo y potente plug-in de la firma Quite Software para Adobe Acrobat que permite inspeccionar cosas como las planchas de un PDF, incrustar y desincrustar fuentes, fusionar planchas, cambiar a cutricromía y similares. Tampoco pretende competir con PitStop pero es bastante interesante.

     • pdfColorConvert

       Esta es la versión como plugin para Acrobat de su equivalente PDFColorConvertCLI. Es obviamente mucho más sencillo, limitado y barato (unos 300 euros). En su ámbito es bastante práctico (hay una demo en el sitio web de Callas). También es capaz de usar perfiles DeviceLink para reconvertir de un tipo de CMYK a otro (pero, al igual que la versión CLI, no los construye).

3. Y los que pueden editar PDFs pero no están pensados para ello

   • Los programas de dibujo vectorial

     [por escribir]

     • Adobe Illustrator

       Puede abrir PDFs. Puede modificar PDFs. Puede guardar PDFs y volverlos a abrir. De hecho, los documentos de Illustrator se pueden guardar como PDFs.

       Por eso, muchos creen que PDF es el formato nativo de Illustrator y que este programa es "el editor" de PDFs.

       No es así. Los PDFs de Illustrator son un una especie de variante. Son ficheros mixtos de PDF e Illustrator y entre editar un PDF, por ejemplo, con Acrobat+Pitstop y hacerlo con Illustrator, es mejor opción (desde el punto de vista estructural del PDF), hacerlo con los primeros y no con Illustrator.

       Pero, como muchas personas disponen de Illustrator, es una práctica muy usual editar PDFs con él ya que es un programa muy potente. En cualquier caso, sus PDFs son siempre monopágina (aunque hay un plug-in que hace algo parecido a multipágina con las capas). Eso limita mucho más sus capacidades editoras.

     • CorelDraw

       [Falta por escribir].

     • Freehand

       [Falta por escribir].

   • Adobe Photoshop

     [Falta por escribir].

Comportamiento del PDF con diversos programas

Esta sección pretende ser una recopilación de páginas sobre cómo se comportan distintos programas con respecto al formato PDF. Aunque no está muy al día, puede seguir mereciendo la pena.

Enlaces de interés sobre el uso del PDF en artes gráficas

Una pequeña lista de enlaces a sitios de fabricantes, programas, tutoriales y artículos técnicos sobre PitStop, similares o PDF en artes gráficas (Aviso: La aparición de una empresa o firma en esta lista es sólo a título informativo. No supone recomendación o crítica alguna).

Fabricantes

• ACCHSH. Firma polaca especializada en productos de artes gráficas de alto nivel basados en PDF. Muy interesante.

• Adobe. Los creadores y fabricantes del formato PDF.

• Apago. Empresa especializada en productos para el uso de PDF en artes gráficas como PDFEnhancer, PDF/X Checkup y otros.

• Arts PDF. Empresa especializada en productos para modificación y tratamiento de PDF. Son los actuales poseedores de ARTS PDF Crackerjack, entre otros. Tienen una interesante oferta de un paquete que incluye PitStop Pro.

• Artwork Systems Group. Los fabricantes de ArtPro y propietarios de Enfocus (fabricantes a su vez de PitStop).

• Callas Software. Fabricantes de extensiones para PDF relacionadas con la preimpresión.

• DAliM Software (distribuidores en España: Cibergraf).

• Dynagram.

• Enfocus. Los creadores y fabricantes de PitStop.

• Esko-Graphics.

• Global Graphics Software.

• Gradual. Fabricantes de productos destinado a la automatización de sistemas de trabajo con especial énfasis en el uso de PDF y grandes volúmenes de gestión. Hasta hace poco hacían CaslonFlow (que ha cedido paso a FullSwitch y PowerSwitch).

• Grafikhuset .

• Integrated Color Solutions (ICS). Una empresa especializada en el tratamiento del color que desarrolla junto con Enfocus una herramienta de pruebas remotas llamada "Remote Director".

• Impressed. Una firma alemana de extensiones para Adobe Acrobat relacionadas con la preimpresión.

• Jaws PDF.

• Markzware. Fabricantes (entre otras cosas) de Flightchek, un programa para revisión previa (preflight) de PDFs y ficheros nativos.

• One Vision.

• Quite Software. Fabricantes de Quite Imposing, Quite Revealing y Quite-a-Box of-Tricks; tres plug-ings para Adobe Acrobat bastante interesantes.

• Ultimate. Fabricantes de soluciones para imposición (Impostrip) o control de tinta (InkReady).

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Consultores, referencia, materiales y teoría

• 3DAP (Digital Data Delivery for Australian Publications). El sitio web de un comité australiano para estandarizar el envío de ficheros digitales destinados a CTP.

• Certified PDF de Febelgra. Unas indicaciones sobre el uso estandarizado de PDF en artes gráficas de la Federación Belga de Artes Gráficas (Febelgra). Dado el uso intensivo y avanzado que se hace del PDF en Béligica es de interés (tiene versiones en francés e inglés).

• FOGRA.

• Ghent PDF Workgroup La sede de un grupo internacional de expertos europeos dedicados a desarrollar los parámetros y valores necesarios para PDF/X-3 Plus.

• Medibel. Proyecto para el progreso tecnológico de medios impresos en Bélgica (desarrollan sus especificaciones PDF/X Plus y las publican con mucho detalle).

• PDF Corner. Un apartado con soluciones a problemas, explicaciones generales y algo de historia. Casi todo ha sido traducido al español aquí mismo.

• PDFZone.

• PDF/X-3. Un sitio web sobre pdf/x de Olaf Drümmer.

• PDF-X.com. Un sitio de la DDAP dedicado al PDF/X.

• PDF-X.de. Un sitio web alemán (en alemán) con instrucciones muy detalladas sobre cómo construir ficheros con distintos programas.

• PDFX-ready. Un grupo de trabajo suizo relacionado con UGRA (todo en alemán ).

• Planet PDF. Un sitio sobre todo lo relacionado con el PDF. Excelente. Tiene un foro en inglés con bastante movimiento.

• PDF Reference. Los manuales de referencia (en inglés) de las distintas versiones de las especificaciones del formato PDF.

• UGRA.

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Foros y listas de correo

• Grupo de noticias de usuarios de Enfocus PitStop. Hay que suscribirse, ya que es por correo y está en inglés, pero es probablemente la mejor fuente de información actualizada y el sitio en el que obtener ayuda cualificada (no pagada) más fiable que hay en este momento sobre este programa. Imprescindible para cualquier persona interesada en trabajar con PitStop. No se pide identidad como usuario registrado. Un correo válido sirve.

Freguntas y Respuestas frecuentes (FAQ) sobre el estándar PDF/A

Por el PDF/A Competence Center, 10 de julio de 2006

Declaracion

Este FAQ se ha preparado como apoyo del estándar ISO 19005-1:2005 (Gestión de documentos — Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, Parte 1: Uso de PDF 1.4 (PDF/A-1) ["Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)"].

Este documento es una publicaciónde Grupo de trabajo Conjunto de PDF/A (PDF/A Joint Working Group) que trabaja bajo los auspicios del Subcomité TC-171 para Programas de Gestión de Documentos, Cuestiones de Aplicación (TC-171 Document Management Applications Subcommittee 2 Application Issues) con representantes de los Comités Técnicos 42, 46, 130 y 171 de la ISO. Se puede conseguir directamente de la ISO o de las distintas organizaciones nacionales encargadas de la estandarización (ANSI, BSI, DIN, AFNOR, AENOR, etc…).

La siguiente declaración debe acompañar a cualquier distribución de este FAQ:

Este FAQ se puede distribuir y o traducir libremente en su totalidad. La versión autorizada vigente de este FAQ se halla en NPES y AIIM.

Qué es PDF/A

El estándar ISO 19005-1:2005 (Gestión de documentos — Formato de archivo de documentos electrónicos para conservación a largo plazo, Parte 1: Uso de PDF 1.4 (PDF/A-1) ["Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)"] es el primero de una nueva familia de estándares ISO pensados para responder a la creciente necesidad de poder conservar la información en documentos electrónicos a través de largos periodos de tiempo.

Como la versión inicial de PDF/A se basa en el nivel 1.4 del formato PDF, éste estándar se irá especificando por partes, de forma que las nuevas se vayan añadiendo sin que las anteriores queden obsoletas.

Así, por ejemplo, PDF/A-1 se refiere al formato definido en la Parte 1 (ISO 19005-1) del estándar (que es PDF 1.4), mientras que la Parte 2 (ISO 19005-2) y otras posteriores se podrían basar en un nivel posterior del formato PDF y podrían también definir requisitos de archivo para clases más complejas de contenido.

Porqué PDF/A

La rica naturaleza de las características del formato PDF pueden crear dificultades en la preservación de la información a largo plazo y algunas características útiles del formato PDF son incompatibles con las exigencias de la conservación a largo plazo.

Por ejemplo, los documentos PDF no necesariamente tienen un contenido autosuficiente (not self-contained content), sino que pueden usar fuentes del sistema y otros archivos situados fuera del documento original.

Conforme pasa el tiempo y sobre todo según avanza la tecnología, estas conexiones externas se pueden romper y las dependencias perdidas pueden hacer que se pierda información. Además, debido a la falta de estandarización de las muchas herramientas para el desarrollo de PDF que hay en el mercado, existen incoherencias en la aplicación de ese formato de documento.

Esta falta de estandarización puede ser un caos para los gestores de información en el futuro, en especial si se les hace difícil (por no decir imposible) llegar a las entrañas de los documentos PDF si no se crea una especificación de ese formato que ponga especial atención a las necesidades de conservación a largo plazo.

En todo el mundo se están creando y archivando enormes cantidades de valiosa información en formato PDF y eso hace necesario la especificación de una solución que garantice que los documentos digitales PDF seguirán siendo legibles y accesibles a largo plazo. PDF/A se ha diseñado para ser esa especificación.

Cuál es la diferencia entre PDF y PDF/A

El estándar PDF/A-1 (ISO 19005-1:2005) se basa en la referencia de formato PDF de nivel 1.4 hecha por Adobe y especifica como usar un subconjunto de componentes PDF para desarrollar programas que creen, reproduzcan y procesen una forma de PDF que sea más adecuada para la preservación de archivos a largo plazo que el simple formato PDF.

El objetivo de PDF/A-1 es preservar la aparencia visual estática de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, permitir el acceso en el futuro y el trasvase a otros formatos también en un futurp proporcionando el marco para:

1. La inclusión de metadatos sobre los documentos electrónicos.

2. La definición de la estructura lógica y las propiedades semánticas de los documentos electrónicos.

El resultado es un formato de fichero basado en el nivel 1.4 del formato PDF que es más adecuado para la conservación a largo plazo. Los documentos PDF/A-1 se describen mejor a si mismos, llevan en si todo el contenido necesario y son más independientes de los dispositivos de reproducción que los PDF 1.4 sin más.

Qué prohibe o permite PDF/A-1

Una de las diferencias esenciales entre el formato PDF y el estándar PDF/A es las restricciones que PDF/A impone a un PDF.

Los documentos PDF/A-1 deben incluir

• Fuentes incrustadas.

• Color reproducible independientemente.

• Metadatos XMP.

Los documentos PDF/A-1 no deben incluir

• Encriptamiento.

• Compresión LZW.

• Ficheros incrustados.

• Referencias a contenido externo.

• Transparencia PDF.

• Multimedia.

• Código JavaScript.

Qué quiere decir "largo plazo" en PDF/A

En PDF/A, "largo plazo" (long-term) se define como "el período de tiempo lo bastante largo como para que exista interés o preocupación por los impactos de las tecnologías cambiantes, incluyendo respaldo a nuevos tipos de medios y formatos de datos y a una comunidad de usuarios cambiante, para la que la información se mantiene almacenada, y que puede extenderse hacia un futuro indefinido".

¿Reemplaza PDF/A-1 a otros formatos de archivo de documentos?

No. PDF/A-1 no reemplaza otros formatos de documentos para su conservación en archivo (archival format). PDF/A-1 se ha desarrollado para permitir el uso de PDF como formato para preservación de la información de un modo sólido y bien definido.

A qué necesidades de preservación a largo plazo responde PDF/A-1

Entre los objetivos identificados de PDF/A están las siguientes características:

1. Independencia de los dispositivos. Debe poderse reproducir de forma fiable y consistente son que importe la plataforma de programa o maquinaria que se use.

2. Autoficiente en contenido. Todos los recursos y datos necesarios para su correcta reproducción se hayan dentro del documento.

3. Autodocumentado. Lleva dentro de si su propia descripción.

4. No limitado. No contiene mecanismos de protección o seguridad.

5. Abierto. Las especificaciones que lo rigen deben ser públicas y conocidas.

6. Adopción. Su uso extendido será su mejor garantía contra riesgos de preservación.

Cómo afronta PDF/A-1 estas necesidades de preservación a largo plazo

• Independencia de los dispositivos

  PDF/A-1 impone que los componentes del un documento sean independientes de los dispotivos, de modo que su apariencia visual se reproduzca e imprima de forma fiable y constante sin importar la maquinaria o programas que se usen. La cláusula sobre gráficos, por ejemplo, incorpora requisitos que garantizan una representación del color predecible. PDF/A-1 también prohibe el uso de componentes que no estén definidos en las especificaciones del nivel 1.4 del formato PDF.

• Autoficiente en contenido

  Cualquier cosa que sea necesaria para reproducir o imprimir un documento PDF/A-1 debe estar dentro del documento. La cláusula sobre las fuentes obliga a que todas las fuentes usadas para reproducir el contenido vayan incrustadas en el documento.

  Un programa creador de ficheros PDF/A-1 debe incrustar las fuentes siempre, y un programa lector que cumpla el estándar PDF/A-1 debe usar siempre las fuentes incrustadas. Esto quiere decir que el fichero se reproducirá siempre usando las fuentes que se especificaron y no las fuentes residentes en el aparato de turno.

• Autodocumentado

  PDF/A-1 obliga al uso de Metadatos incrustados en formato Adobe Extensible Metadata Platform (XMP). Para permitir flexibilidad en la aplicación de este aspecto, PDF/A-1 incluye recomendaciones para documentar atributos como la identificación del documento, su origen, o los metadatos de fuentes tipográficas. Además, permite que se incluyan esquemas xml que no sean XMP siempre y cuando vayan incrustados. Los desarrolladores de soluciones PDF/A-1 pueden usar XMP de muchos modos para incluir la información necesaria sobre los registros electrónicos dentro del mismo documento.

  La incrustación de los metadatos en el fichero puede aumentar el valor informativo de los documentos electrónicos y mejorar la compresión por parte de un investigador futuro.

• No limitado

  PDF/A-1 prohibe el encriptamiento. Esta prohibición quiere decir que no hacen falta claves o identificaciones de usuario para hacer nada con un documento PDF/A-1. Los documentos PDF/A-1 deben estar abiertos y disponibles a cualquiera con cualquier programa capaz de procesarlo. Los fabricantes de soluciones para PDF/A-1 deben proporcionar cualquier forma de control de manera externa al formato del documento.

• Abierto

  PDF/A-1 se basa en una especificación canónica es públicamente conocida y disponible. Cualquiera puede usar las referencias PDF 1.4 y XMP junto con las de PDF/A-1 para crear programas que puedan leer, escribir y procesar documentos PDF/A-1.

  Adobe a concedido una licencia general libre de pago de derechos (general royalty free license) para algunas de sus patentes para la creación de programas capaces de procesar documentos PDF/A-1. Además, Adobe a concedido a AIIM y NPES el derecho de publicar estas especificaciones en sus respectivos sitios por un tiempo indefinido.

• Adopción

  PDF/A-1 se ha diseñado de forma que se ponga en práctica con flexibilidad para así promover su adopción lo más amplia posible. Si esa amplia adopción ocurre, las herramientas informáticas para PDF/A proliferarán y el mercado apoyará ese formato de fichero mientrás exista su necesidad. El apoyo del mercado a PDF/A asegurará la viabilidad de PDF/A y ampliará el tiempo en el que los documentos PDF se podrán conservar como PDF/A.

Cuáles son las consideraciones respecto a las fuentes tipográficas

Muchas fuentes tipográficas tienen restricciones de uso, incrustación o intercambio. PDF/A obliga a la incrustación de las fuentes en el PDF. Por ello, las organizaciones que usen PDF/A-1 deben de tener especial cuidado en usar fuentes tengan una licencia adecuada que permita esa incrustación.

Cuándo se debe usar PDF/A

PDF/A se debe usar como un método de estandarizar el uso de PDF para el almacenamiento de documentos electrónicos y para garantizar que estos documentos estarán disponibles en un futuro a largo plazo. Es importante atender las necesidades comerciales que requieren una reproducción fiable de los documentos electrónicos a largo plazo.

Como especificación de formato de fichero, los usuarios tendrán que establecer su propia metodología de captura para respetar sus procedimientos y políticas específicas con respecto a cosas como fiabilidad, integridad, grado de cumplimiento, alcance, etc…

Así, por ejemplo para registros permanentes en PDF, las organizaciones de la administración federal de Estados Unidos deberán usar PDF/A-1 además de los requisitos adicionales identificados en las indicaciones de la Administración de Archivos y Registros Nacional de Estados Unidos (NARA) para el traspaso de registros permanentes en forma de PDF a NARA.

Es esencial tener en cuenta que:

• PDF/A-1 por si solo no garantiza la preservación.

• PDF/A-1 por si solo no garantiza la replica exacta del material original.

¿Cuántos niveles de cumplimiento de PDF/A-1 existen?

PDF/A-1 admite dos niveles de cumplimiento. La idea es promover la creación de documentos PDF/A-1 con buena información estructural y semántica, permitiendo al mismo tiempo ficheros mucho menos complejos como imágenes escaneadas. Ambos niveles de cumplimiento se denominan Nivel A y Nivel B, respectivamente:

• PDF/A-1a

  En este nivel, se deben cumplir todos los requisitos de la referencia PDF conforme a las modificaciones introducidas por las especificaciones 190005 de la ISO. Las propiedades estructurales y semánticas se deben conservar. En el nivel PDF/A-1a se usa PDF etiquetado (tagged) y mapas de carácter Unicode para preservar la estructura lógica del documento y el flujo de lectura del texto del documento en su orden de lectura natural. En algunos casos, para poder hacer uso de los metadatos incorporados, los usuarios necesitarán reproductores de PDF que cumplan las normas PDF/A-1.

• PDF/A-1b

  En este nivel se pretende que los requisitos sean los mínimos necesarios para garantizar la apariencia visual de los documentos electrónicos. En el nivel PDF/A-1b se preserva del documento original aquella estructura que permite al usuario que acceda al documento verlo y manipularlo como si estuvieran haciendolo con el mismo original.

¿Habrá revisiones o nuevas partes de PDF/A?

Ya se ha comenzado a trabajar en la Parte 2 de PDF/A con la idea de basarla en el nivel 1.6 del formato PDF. Algunos de los que van a tener que ponerla en práctica han pedido que se considere la inclusión en las partes futuras de las siguientes características:

• Compresión de imágenes con sistema JPEG2000.

• Admisión de firmado digital más avanzado y complejo.

• Fuentes OpenType.

• Gráficos tridimensionales (3D).

• Contenido sonoro (audio) o en movimiento (vídeo).

• Coherencia con otros estándares basados en PDF.

Esas nuevas partes, ¿serán compatibles con las anteriores?

La idea es que las partes futuras de PDF/A se escriban de modo que los documentos PDF/A más antiguos cumplan las partes más nuevas del estándar. La decisión final de qué se incluye en las partes más nuevas se decide en última instancia mediante la votación de los miembros de la ISO con derecho a ello.

Es esencial comprender que las partes existentes de PDF/A seguirán existiendo aunque se creen partes suplementarias, por lo que se podrá reproducir los archivos archivados hasta un futuro no definido.

¿Admite PDF/A-1 las firmas digitales?

Sí. PDF/A-1 permite el uso de firmas digitales incrustadas en el PDF según se define en la documentación de referencia del formato PDF. Las firmas digitales en un PDF conllevan una apariencia visual, que se debe ajustar a los requisitos marcados por PDF/A-1, lo que incluyen la incrustación de fuentes y el uso de color independiente de los dispositivos.

No todas las herramientas comerciales de firmado digital cumplen estos requisitos.

Qué organizaciones van a aceptar PDF/A

Muchas organizaciones en todo el mundo están evaluando las ventajas de adoptar PDF/A y proporcionarán información sobre su criterio al respecto. Algunas de ellas ya han declarado su intención de aceptar PDF/A. Entre ellas están:

La Administración Nacional de Archivos y Registros de Estados Unidos (US National Archives and Records Administration (NARA)): NARA aceptará la transferencia de registros permanentes en formato PDF/A que adicionalmente cumplan los actuales requisitos de transferencia de registros electrónicos en formato PDF.

Los Archivos Nacionales Suecos: (Riksarkivet) Aceptarán el estándar PDF/A como una forma apropiada y aprobada de formato de archivo para algunos tipos de documentos. Esto se anunciará con una regulación técnica y de formato específica emitida por los Archivos Nacionales Suecos, que es de obligado cumplimiento para las autoridades ejecutivas suecas.

Los Archivos Nacionales Suecos no recomiendan ningún producto específico con la idea de que la independencia de productos de fabricantes concretos es una necesidad para alcanzar una preservación estable y segura a largo plazo. La política de los Archivos Nacionales Suecos es referirse ante todo a los estándares internacionales reconocidos, en segundo término a otros estándares (ya sean suecos o de otro nivel) y en último término a las especificaciones concretas que preparen los propio Archivos Nacionales Suecos.

PDF/A-1 permite la conservación de ciertas clases de documentos en u forma original. PDF/A-1 no se debe usar primariamente como formato para producir o editar documentos, sino como formato en el que consolidar documentos. Uno de los principales criterios al establecer normas sobre formatos de documentos es la independencia con respecto a programas o maquinaria específica.

Algunos de los fabricantes que afirman que sus productos admiten PDF/A-1

Adobe, Apago, Visioneer, Callas, Compart Systemhaus, PDF Tools AG.

Porqué lleva tanto tiempo desarrollar estándares

El desarrollo de un estándar de acuerdo con los organismos de estandarización nacionales y con la política de la ISO garantiza que se hace en un proceso abierto y basado en el consenso. Varios participantes con experiencia en el área se juntan para contribuir al desarrollo.

Para conseguir que todos las partes interesadas tienen oportunidades suficientes de aportar iniciativas y de expresar sus puntos de vista, se da un proceso de votaciones muy formalizado y determinado por la organización estandarizadora.

Cómo empezó PDF/A y quién participa en su desarrollo

Las actividades sobre PDF/A se iniciaron en los Estados Unidos con el patrocinio conjunto de la AIIM, NPES y la Asociación de proveedores de tecnologías de impresión, publicación y conversión. Con los auspicios del Subcomité TC-171 para Programas de Gestión de Documentos, Cuestiones de Aplicación (TC-171 Document Management Applications Subcommittee 2 Application Issues), se formó un un Grupo de Trabajo Conjunto (WG5) con representantes de los Comités Técnicos de la ISO 42, 46, 130 y 171. Un amplio grupo de bibliotecarios, documentalistas, desarrolladores de programas para PDF, organismos gubernamentales, expertos en imagen digital y gráficos y de otros ámbitos colaboraron en el desarrollo de PDF/A.

Los primeros encuentros se celebraron a mediados de 2002 y el estándar se aprobó en junio de 2005. Expertos técnicos de quince organizaciones nacionales de estandarización participaron en todo su proceso de desarrollo.

Entre las organizaciones que actualmente participan están: AIIM, NPES, Adobe, Appligent, Callas, EMC/Documentum, Global Graphics, La Universidad de Harvard, Merck & Co, PDF Sages, la Oficina Administrativa de los Tribunales Estadounidenses, El Servicio de Ingresos Internos de EEUU y la Administración de Archivos y Registros Estadounidense.

Entre los paises que participan en estas actividades de la ISO están: Australia, China, Alemania, Francia, Japón, Holanda, Suiza, el Reino Unido, Los Estados Unidos y Suecia.

Dónde se puede conseguir más información

Hay gran cantidad de información disponible en el sitio web de AIIM. Allí se encuentran los requisitos iniciales, las actas de los encuentros, notas sobre los mismos y distintos materiales sobre PDF/A. Además, AIIM y NPES han publicado las referencias sobre el nivel 1.4 de PDF y los metadatos XMP.

Dónde se puede comprar un ejemplar del estándar PDF/A

El estándar PDF/A-1 ya publicado se puede comprar directamente a ia ISO o a cualquiera de las organizaciones nacionales de estandarización de todo el mundo.

Cómo se puede participar en su desarrollo

AIIM y NPES aceptan con gusto a representantes de fabricantes, organizaciones de usuarios y usuarios individuales. Si cree que puede contribuir al desarrollo de este estándar, no dude en ponerse en contacto con AIIM o NPES.

La estructura y manipulación de los ficheros PDF

Por L. Leurs, 2000
(traducción: Gustavo Sánchez Muñoz)

En esta página se explica brevemente cómo se almacena la información en los ficheros de formato PDF:

Convenciones generales

esta información puede ser de alguna utilidad para quien quiera editar directamente ficheros PDF. Estos documentos son simplemente ficheros de texto ASCII de 7-bits. Se pueden abrir en cualquier editor de texto puro y duro (como el Bloc de notas de Windows, por ejemplo). siempre que el texto no se haya comprimido.

En un fichero PDF, cada línea puede contener hasta 255 carácteres. Cada una de estas líneas debe terminar con un carácter de retorno de carro (que debe ir o no seguido de un carácter de nueva línea dependiendo de la plataforma usada para crear el fichero PDF). En los datos un fichero PDF se establecen diferencias entre mayúsculas y minúsculas (es un formato case-sensitive).

La estructura del fichero

El formato de ficheros PDF usa una estructura fija. Siempre contiene cuatro secciones:

1. Una cabecera (header): Contiene información sobre qué especificación del estándar PDF sigue el fichero. Esta información es algo parecido a "%PDF-1.2" (donde 1.2 puede ser 1.0 o 1.1 en el caso de las versiones más antiguas).

2. Un cuerpo (body area): Contiene la descripción de cada uno de los elementos usados en las páginas.

3. Una tabla de referencias cruzadas (cross-reference table): Contiene la información de qué elementos se usan en las páginas del fichero PDF.

4. Una coda (trailer): Que le dice al RIP dónde encontrar la tabla de referencias cruzadas y que termina siempre con un "%%EOF" (marca de final de fichero: End Of File). Si esta linea faltara, el fichero estaría incompleto y lo más probable es que un RIP no sea capaz de procesar el fichero. Esto no ocurre así con los ficheros PostScript, donde si falta la parte final del fichero (debido a un error de transmisión a una caída del sistema, etc...) aun es posible imprimir parte de la página (aunque sea de forma errónea). En un fichero PDF esto no ocurre. Se pierde todo.

Modificar los datos

Cada vez que se añaden nuevos datos a un fichero PDF (al editar por ejemplo un texto o al insertar nuevas páginas), se añaden sendas zonas nuevas de Cuerpo, Tabla de referencias y Coda. Si al guardar ese documento otra vez marcamos la opción "optimizar", Adobe Acrobat limpiará el fichero eliminando esas reduplicaciones de zonas y reorganizando el fichero.

Nota del traductor: Si quieres examinar y modificar la estructura de un PDF, existe un interesante programa llamado PDFCanOpener que te permitirá hacerlo.