Microsoft Word y el formato PDF

L. Leurs, 2002
(traducción: Gustavo Sánchez Muñoz)

Muchas personas usan el formato PDF como una forma de imprimir profesionalmente documentos de Microsoft Office. Aunque esta es una idea bastante buena, hay que tener en cuenta algunas limitaciones de Microsoft Word.

La primera es que el uso de PDF-Writer es casi siempre una mala idea, al menos en lo que se refiere a impresión profesional. Lo recomendado es siempre imprimir a un fichero PostScript y después usar Acrobat Distiller o alguna herramienta similar para crear un PDF.

Si se instala Adobe Acrobat en un sistema que ya tenga instalada la suite Microsoft Office, se añaden macros a Word, Excel y Power Point que sirven para automatizar la creación de ficheros PDF. Siempre que se seleccione en estos programas la opción "exportar a PDF", la aplicación procederá a crear el fichero PostScript y después arrancará Distiller para convertir automáticamente ese código a PDF, lo que es algo bastante práctico.

Problemas de Word con los PDFs

Estos son algunos de los problemas que existen. Buena parte de la información que aquí se explica fue amablemente proporcionada por Dov Isaacs (Adobe) y Jacob Schäffer (Grafikhuset).

1. Como la mayoría de las aplicaciones de Microsoft Office, Word se basa en el modelo gráfico del sistema sobre el que se esté ejecutando: GDI en Windows y QuickDraw en Macintosh. Al imprimir a un archivo PostScript, Word usa un controlador PostScript para generar el código correspondiente, salvo en el caso de los ficheros EPS, cuya información se limita a transmitir. Esto quiere decir que todos los colores del PDF resultante serán colores RGB y, aunque todos los RIPs PostScript más modernos pueden efectuar la separación de esos colores, el resultado podría no ser el esperado.
2. Ese código RGB resultante arriba mencionado hace los elementos negros o con un porcentaje de negro (grises) se filmen en las cuatro planchas (CMYK) de una cuatricromía. Para los Windows de la familia 9.x existe una versión (4.4.1 y posteriores) que incluye la opción de forzar la salida de los textos y gráficos de línea con el valor equivalente de Negro (dejando los colores restantes en sus valores RGB). Además, hay en el mercado varias herramientas y extensiones que permiten la conversión de colores RGB a CMYK. Ese es el caso de Quite A Box Of Tricks , (Quite, para PDFs ya hechos) y de Colour Chameleon 2000 (Grafikhuset, para antes de hacer los PDFs).
3. Cuando trabaja y componen los textos, Word toma los valores de medida de las fuentes (font metrics) de las unidades de resolución del dispositivo de salida que tenga fijado en ese momento, y no de medidas absolutas de alta resolución. Eso quiere decir que cada vez que especifica una impresora nueva (aunque se siga usando el mismo controlador) el texto puede refluir y los saltos de línea pueden ser diferentes. Esto es aún más notable si se altera la resolución del dispositivo. Además, parece que los márgenes de impresión (es decir, la especificación de las zonas no imprimibles en el PPD y los ajustes del dispositivo) también tienen su influencia. Hay un par de medidas que se pueden tomar para evitar estos problemas:
   • Una solución es trabajar seleccionando el controlador de impresora de Acrobat Distiller y fijándolo a la resolución que se vaya a usar finalmente (1.200 ppp, por ejemplo). Para no alterar nada, las impresiones se deben hacer con los PDFs desde el menú de impresión de Acrobat.
   • En el menú "Herramientas - Opciones - Compatibilidad", Microsoft Word tiene una opción "Usar las medidas en la impresora para dar formato al documento" que hace que el texto tienda a refluir aún más. Esta opción se debe desactivar antes de crear cualquier documento.
   • En lo que se refiere al formateo de los textos, no es buena idea mover documentos de Word de una plataforma a otra (Windows a Macintosh o viceversa). Tampoco es buena idea llevarlos de Windows 9.x a Windows NT o Windows 2.000. En ambos casos puede haber redistribuciones, pero no es un aregla fija.
   • Al fijar el interlineado de los textos es bueno evitar los interlineados automáticos ("sencillo", "multiple", etc…). Es mejor usar un valor fijo ("12 puntos", "14 puntos" …).
4. Cuando se usan fuentes True Type con documentos de Word y se ha especificado en el controlador de impresora que las fuentes True Type deben enviarse a la impresora como "Fuentes de contorno", pudiera haber pequeñas diferencias en los espaciados de los carácteres tipográficos, especialmente en los finales de línea. Esto se puede solucionar diciéndole al controlador de impresora que incluya las fuentes True Type como fuentes de Tipo 42 (la persona que me informó de este problema, por cierto, estaba usando el PPD de Distiller 4 y el controlador PostScript Adobe PS 4.3.1)

5. A veces los ficheros de Microsoft Word incluyen gráficos creados en Microsoft Excel. Esta hoja de cálculo ofrece a los usuarios varios grosores de trazo de línea. Uno de ellos es "fino" (hairline), que lo que hace es decirle al dispositivo de impresión que debe trazar la línea con un punto de impresión de anchura (lo que no es 1 punto de pica, por cierto). En una impresora de 300 ppp de resolución, esto es una línea muy fina. En una filmadora de 2.400 ppp es una rayita invisible. Hay en el mercado varias herramientas y extensiones que permiten cambiar el grosor de las líneas. Una es la ya mencionada Quite A Box Of Tricks , (Quite, para PDFs ya hechos). Otra es PitStop (de Enfocus Software).

   Acrobat CC dispone de una "Herramienta" en la zona de "Producción de impresión" denominada "Corregir líneas" que permite alterar el grosor de las líneas que estén por debajo de un valor definido por el usuario por otro nuevo.

6. En el menú "Herramientas - Opciones - Imprimir" existe una opción "Permitir alternar entra A4 y Carta" para redimensionar el documento en determinadas circunstancias. Esta opción se debe desactivar para que el documento no cambie al crear el PDF.